Grupo de Compras de TI
O Núcleo Administrativo de TI é o setor responsável por efetuar aquisição de bens e serviços de TI, porém o processo de aquisição inicia-se com ações do requisitante.
Os itens principais de TI adquiridos pela STI são:
- Computadores e seus periféricos
- Notebooks
- Tablets
- Memórias portáteis
- Ativos de rede (Gbic, switch, access point)
- Cabeamentos diversos
- Software
- Aparelhos de telefone e VoIP
- Lousa interativa
- Projetores multimídia
É preciso dizer que o planejamento é ferramenta indispensável para gestores e docentes já que a DTI não possui materiais em estoque e o processo de compra público pode demandar tempo e, por vezes, nem mesmo ser possível de se concluir.
Entendendo a compra pública
Aquisições por órgãos públicos observam estritamente leis, decretos e instruções normativas.
Há basicamente três opções utilizadas pela STI para viabilizar compras: Sistema de Registro de Preço (SRP), Carona e Licitação própria.
Sistema de Registro de Preço (SRP)
O Registro de Preço é uma licitação onde não há a obrigação da UFT adquirir os bens/serviços. Os preços e condições vencedores são registrados em documentos chamados Atas de Registro de Preço.
Tanto pode a Universidade realizar seu próprio Registro de Preço, quanto pode aderir a outro Registro a ser realizado por outro órgão público federal através de uma Intenção de Registro de Preço - IRP. Nesse caso, a UFT participa desde a origem do processo de Registro de Preço. A Ata resultante têm validade de 1 ano, período no qual pode-se adquirir no todo ou em parte o que foi licitado. É a forma mais recomendada para adquirir produtos de TI.
Para fazer uso dessa modalidade é indispensável que o requisitante, com antecedência, informe (e-mail ou impresso) à STI aquilo que pretende adquirir em futuro próximo. Não é necessária disponibilidade orçamentária para se fazer uma IRP, porém o requisitante somente poderá iniciar o processo efetivo de compra na oportunidade em que tiver o recurso disponível.
Carona
Excepcionalmente, a STI pode solicitar uma adesão tardia em um Registro de Preço já realizado por outro órgão público federal, o que se chama Carona. Neste caso fica a critério deste órgão e do fornecedor aceitar ou não a solicitação da STI.
A duração de processo é variável (máximo de 120 dias para receber o produto, contado da entrega da SMS na caixa do Núcleo Administrativo de TI) porque depende de respostas do órgão e do fornecedor e pode, inclusive, frustrar a compra com a negativa ao pedido de Carona. Nesta modalidade, a UFT não é detentora da Ata de Registro de Preços. Assim, tem prazo de 90 dias para emitir empenho no Siafi, contados da autorização da adesão.
Licitação Própria
Ocorre quando não há disponibilidade do item desejado no SRP. Neste caso o requisitante precisa fornecer informação detalhada e técnica suficiente para a construção de um Termo de Referência, participando, inclusive, de sua elaboração e apoio durante o procedimento licitatório.
Esta é a forma mais demorada para se fazer uma aquisição, mas única possível quando não há disponibilidade do produto em Atas de Registro de Preço, ou quando a aquisição ou contratação não puder se dar por SRP.
Como proceder
O primeiro passo é verificar se a UFT possui o produto desejado em alguma Ata de Registro de Preço. Para isso acesse a intranet, vá em Licitações e consulte a lista de Registro de Preço. Se o item estiver registrado a aquisição será feita de modo mais ágil.
Se o produto desejado não estiver registrado pela UFT consulte o Catálogo de Produtos, também na intranet. Este Catálogo lista, quase exclusivamente, os bens anteriormente registrados pela Universidade, com descrição e classificação da despesa e, em muitos casos, o último preço pago pela UFT.
Processos de compras na Universidade somente podem ocorrer com item constante no Catálogo de Produtos. Se o bem desejado não constar no Catálogo, entre em Contato com o Almoxarifado Central, na Reitoria, ramal 8059, e solicite uma inclusão.
O processo administrativo de compra se inicia através do sistema SIE. Usa-se Solicitação de Empenho SIE se houver o produto registrado pela Universidade.
Quando o demandante não encontrar na intranet o produto que necessita já registrado pela UFT, deve então criar uma SMS, de natureza Registro de Preço.
Eventualmente, na impossibilidade de Registrar o produto através de uma IRP, por questões como quantidade, a DTI comunicará o requisitante para substituir a SMS por uma de natureza Empenho, a fim de que se possa tentar efetivar a compra, alternativamente, através de uma Carona.
É bom saber que:
Para as demandas de projetos, exceto os descentralizados, a SMS ou Solicitação de Empenho SIE deve ser gerada pelo Administrador de cada câmpus e aprovada pela UG – Proext. É imprescindível que o Professor (responsável pelo projeto) tenha tido contato prévio com o Gerente de Projetos, na Pró-Reitoria de Extensão (Proex) em Palmas, para orientação nos procedimentos;
Os responsáveis por projetos descentralizados deverão verificar questões sobre seus recursos na Pró-Reitoria de Administração (Proad);
Projetos de pesquisa normalmente estão vinculados à Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (Propesq);
Para as aquisições não vinculadas a projetos o solicitante deve contatar o responsável pela Unidade Gestora;
Usando o SIE para iniciar um processo de compra
Ao entrar na intranet acesse a área do SIE, depois vá em Manuais e Videoaulas e confira os pequenos vídeos que demonstram como usar o sistema para realizar compras.
Se ainda precisar de ajuda contate a Coordenação de Sistemas de Gestão, no ramal 8520.
Tramitação do seu pedido de compra
O requisitante deve acompanhar a tramitação de todo o processo, o qual passará por diversos setores da Universidade. Isso pode ser feito pelo SIE ou através da intranet, no campo de pesquisa informando-se o número da SMS ou do processo.
É importante lembrar que a STI inicialmente solicitará autorização orçamentária e financeira para efetivar a aquisição, que será concedida pela Proad em se tratando de compras com recursos descentralizados, ou Proap se for com recursos do orçamento da UFT.
Sem as autorizações nenhum procedimento para a aquisição será feito pela STI.
Na SMS, o requisitante deve informar no campo “Justificativa” a origem dos recursos.
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